כתובת מייל עסקית עם דומיין: איך מקימים נכון

כתובת מייל עסקית על הדומיין שלכם, כמו info או השם שלכם ואחריו שם האתר, אומרת ללקוח שהוא מדבר עם עסק ולא עם תיבה פרטית. היא גם נשארת שלכם אם תחליפו ספק אינטרנט או ספק דואר, והיא מאפשרת להגדיר רשומות אימות, ולפחות אחת מהן, SPF או DKIM, גוגל דורש היום מכל מי ששולח דואר לתיבות Gmail.

המדריך עובר על מה צריך כדי להקים כתובת, איך בוחרים את השם, איפה מארחים את הדואר, מה הן SPF, DKIM ו-DMARC, מה קורה לטפסים באתר, ומה לא לשכוח כשמעבירים אתר או דואר.

למה צריך כתובת מייל עסקית על הדומיין?

כי היא שלכם, היא נראית מקצועית, והיא מאפשרת לכם לשלוט באימות הדואר. כתובת מייל עסקית על הדומיין לא תלויה בספק האינטרנט ולא נעלמת כשעוזבים אותו. לקוח שמקבל הצעת מחיר מכתובת עם שם העסק מזהה מיד ממי היא הגיעה, ומבחין בקלות רבה יותר בינה לבין ניסיון התחזות.

מה רע בתיבה חינמית?

היא לא רעה לשימוש פרטי. לעסק, כתובת עם שם של שירות חינמי לא מראה שמאחוריה עסק, ואי אפשר להגדיר לה אימות על הדומיין שלכם.

ומה עם כתובת של ספק האינטרנט?

היא קשורה לחשבון אצל הספק. ברגע שמחליפים ספק, הכתובת בדרך כלל נסגרת, וכל לקוח שיש לו אותה בספר הכתובות שולח למקום שכבר לא קיים.

מה צריך כדי להקים כתובת מייל עסקית?

שלושה דברים: דומיין בבעלותכם, שירות שמארח את תיבות הדואר, וגישה להגדרות של הדומיין כדי להוסיף את הרשומות שהשירות נותן. דומיין עולה 40 עד 120 ₪ בשנה, ואם כבר יש לכם אתר, כנראה שכבר יש לכם דומיין. השאלה היא רק איפה הדואר יושב ומי מנהל את ההגדרות.

עוד אין לי דומיין, מה בוחרים?

שם קצר, קל לאיות בטלפון, ושמתאים גם לאתר וגם לכתובת. פירטנו במדריך לבחירת שם דומיין.

מי צריך לנהל את ההגדרות?

מי שמנהל את הדומיין, ועדיף שהחשבון יהיה על שם העסק. אם הבונה או הספק מחזיקים את הדומיין על שמם, בקשו להעביר אותו אליכם.

איפה מארחים את הדואר העסקי?

יש שתי דרכים נפוצות. אצל חברת האחסון של האתר, שלרוב כוללת תיבות דואר בחבילה, או בשירות דואר ייעודי לעסקים, שמתאים יותר כשיש כמה עובדים ורוצים יומן, שיתוף קבצים וסינון ספאם טוב. ההחלטה תלויה בכמה תיבות צריך, כמה דואר עובר, ומה קורה כשתיבה מתמלאת.

עדיף להפריד בין האתר לדואר?

בדרך כלל כן. כשהדואר אצל שירות נפרד, תקלה באחסון של האתר לא משביתה את הדואר, ומעבר של האתר לא מחייב העברת תיבות. על אחסון אתרים פירטנו במדריך האחסון.

כמה תיבות צריך?

בעסק קטן אפשר בדרך כלל להסתפק בתיבה אישית לכל עובד ושתיים או שלוש כתובות כלליות, כמו פניות והנהלת חשבונות, שמפנות לתיבות האישיות.

איך בוחרים שם לכתובת המייל העסקית?

שם פשוט שקל להכתיב בטלפון: שם פרטי, או מילה כללית כמו info או office. כתובת מייל עסקית עם נקודות, מספרים או קיצורים לא ברורים נכתבת לא נכון, והמייל לא מגיע. לכתובות הכלליות כדאי להגדיר הפניה לתיבה של מי שמטפל בהן, כדי שאף פנייה לא תישאר בתיבה שאף אחד לא פותח.

צריך כתובת אישית או כללית?

שתיהן. כתובת כללית מופיעה באתר ובכרטיס העסק ונשארת גם כשעובד עוזב. את הכתובת האישית שומרים לשיחה עם לקוח קבוע.

ומה כותבים בחתימה?

שם, תפקיד, טלפון וקישור לאתר. בלי תמונות כבדות ובלי משפטים ארוכים. חתימה פשוטה נקראת טוב בכל תוכנת דואר.

מה הן SPF, DKIM ו-DMARC?

אלה שלוש רשומות בהגדרות הדומיין שעוזרות לשרתים שמקבלים את הדואר לוודא שהוא באמת נשלח מכם. לפי מרכז העזרה של Google Workspace על SPF, רשומת SPF עוזרת למנוע מהדואר היוצא שלכם להיות מסומן כספאם בשרתים שמקבלים אותו. DKIM מוסיפה חתימה דיגיטלית לכל הודעה, ו-DMARC אומרת לשרת המקבל מה לעשות כשהבדיקה נכשלת.

מה DMARC עושה בדיוק?

לפי מרכז העזרה של Google Workspace על DMARC, רשומת DMARC אומרת לשרתי הדואר המקבלים מה לעשות בהודעות מהדומיין שלכם שלא עוברות בדיקת SPF או DKIM: לדחות, להעביר להסגר או למסור כרגיל. לפני שמגדירים אותה צריך להפעיל SPF או DKIM.

מי מגדיר את הרשומות?

שירות הדואר נותן את הערכים, ומי שמנהל את הדומיין מוסיף אותם. טעות של תו אחד בערך מספיקה כדי שהבדיקה תיכשל, ולכן מעתיקים ולא מקלידים.

האם גוגל דורש אימות מכל שולח?

כן, לפי ההנחיות שלו לשולחים לתיבות Gmail. לפי ההנחיות של Gmail לשולחי דואר, מאז פברואר 2024 כל מי ששולח דואר לחשבונות Gmail צריך להגדיר SPF או DKIM לדומיין שממנו הוא שולח. מי ששולח יותר מ-5,000 הודעות ביום לחשבונות Gmail צריך להגדיר את שלושתן, כולל DMARC. כתובת מייל עסקית בלי אימות עלולה להגיע לספאם גם כשהתוכן תקין.

העסק שלי שולח מעט, זה רלוונטי?

כן. הדרישה ל-SPF או DKIM חלה על כל השולחים, לא רק על מי ששולח הרבה. גם הצעת מחיר אחת ללקוח עם תיבת Gmail נבדקת.

ומה עם ניוזלטר?

אם אתם שולחים דרך מערכת דיוור, היא צריכה להיות מאומתת על הדומיין שלכם. מערכות דיוור נותנות הוראות להוספת הרשומות, וכדאי לבצע אותן לפני הדיוור הראשון.

איך בודקים שהדואר העסקי מאומת?

שולחים הודעה לתיבת Gmail, פותחים אותה, ובוחרים בתפריט את האפשרות להציג את המקור של ההודעה. שם מופיעות תוצאות הבדיקה של SPF, DKIM ו-DMARC. אם אחת מהן נכשלת, חוזרים להגדרות הדומיין ובודקים שהערך הועתק בדיוק כפי ששירות הדואר נתן אותו.

מה הטעות הנפוצה?

שתי רשומות SPF לאותו דומיין, למשל אחת מהאחסון ואחת משירות הדואר. צריך רשומה אחת שכוללת את שניהם.

כל כמה זמן בודקים?

אחרי כל שינוי: מעבר ספק, מערכת דיוור חדשה או טופס חדש באתר שנשלח מהדומיין.

האם סוגרים את הכתובת הישנה אחרי המעבר?

לא סוגרים אותה מיד. מגדירים בה הפניה אוטומטית לכתובת החדשה, ומשאירים אותה פתוחה כמה חודשים, כי לקוחות וספקים ימשיכו לכתוב אליה. במקביל מעדכנים את הכתובת בכל מקום שהיא מופיעה: באתר, בכרטיס העסק בגוגל, ברשתות החברתיות, בחשבוניות, בחתימה ובכרטיסי הביקור.

איך יודעים מתי אפשר לסגור?

כשכמעט אף אחד כבר לא כותב לכתובת הישנה. מי שעוד כותב אליה מקבל תשובה מהכתובת החדשה, וכך הוא מעדכן את ספר הכתובות שלו.

ומה עם חשבונות שנפתחו בכתובת הישנה?

חשבונות בבנק, אצל ספקים, במערכות הנהלת חשבונות ובכלים של גוגל. עוברים עליהם אחד אחד ומחליפים את הכתובת, אחרת שחזור סיסמה יישלח לתיבה שכבר לא קיימת.

מה קורה לטפסים באתר?

טופס יצירת קשר באתר שולח מייל, ואם השליחה לא מאומתת על הדומיין, הפנייה של הלקוח עלולה לנחות בספאם שלכם או לא להגיע בכלל. לכן כשמקימים כתובת מייל עסקית, מוודאים שגם הטופס באתר שולח דרך שירות מאומת, ובודקים שפנייה לדוגמה מגיעה לתיבה הנכונה.

איך יודעים שהטופס עובד?

שולחים פנייה מהאתר פעם בחודש ובודקים שהיא הגיעה. טופס שהפסיק לשלוח לא מודיע על זה לאף אחד. על טפסים פירטנו במדריך לטופס יצירת קשר.

ומה אם רוצים גם עותק במקום אחר?

אפשר לשמור כל פנייה גם ביומן באתר או במערכת ניהול לקוחות, כך שגם אם מייל אחד הלך לאיבוד, הפנייה לא אבדה.

מה לא לשכוח כשמעבירים אתר או דואר?

את רשומות הדואר. כשמעבירים אתר לאחסון חדש או מחליפים את מי שמנהל את הדומיין, קל לשכוח להעתיק את רשומות הדואר והאימות, ואז הדואר מפסיק להגיע או מתחיל לנחות בספאם. לפני כל מעבר כדאי לצלם או לייצא את כל רשומות הדומיין, ולבדוק אחרי המעבר שהן זהות.

ומה עם הדואר הישן?

מעבירים אותו לשירות החדש לפני שסוגרים את הישן. בדקו אם השירות החדש מציע כלי העברה, ואחרי ההעברה ודאו שהתיקיות ואנשי הקשר הגיעו. על מעבר אתר פירטנו במדריך להעברת אתר לאחסון חדש.

וגם אבטחה?

סיסמה חזקה ואימות דו שלבי לכל תיבה, במיוחד לתיבה שיש לה גישה לדומיין. פירטנו במדריך אבטחת אתרים לעסק קטן, ועל חיבור מאובטח לאתר במדריך לתעודת SSL.

מי יכול להקים לי את זה?

מי שבונה או מנהל לכם את האתר, אם הוא מכיר את הגדרות הדומיין, או שירות הדואר עצמו דרך מדריכי ההקמה שלו. בפרויקטים שלנו אנחנו בודקים את הדומיין ואת רשומות הדואר כחלק מבניית אתרים לעסקים, כדי שהאתר והדואר יעבדו יחד מהיום הראשון. אנחנו סטודיו בוטיק, ואתם מדברים ישירות עם מי שמבצע את העבודה.

כמה זה עולה?

הדומיין עצמו עולה 40 עד 120 ₪ בשנה. מחיר תיבות הדואר תלוי בשירות שתבחרו ובמספר התיבות. טבלת המחירים של בניית אתר נמצאת במדריך המחירים לבניית אתר.

כתובת מייל עסקית על הדומיין שלכם היא אחד הדברים הזולים והפשוטים שעסק יכול לעשות כדי להיראות מקצועי ולשמור על השליטה בדואר שלו. דומיין על שם העסק, שירות דואר שמתאים לכמות העובדים, ושלוש רשומות אימות מוגדרות נכון, ואתם מוכנים. רק אל תשכחו את הרשומות האלה בפעם הבאה שמעבירים אתר.

אם אתם לא בטוחים שהדואר שלכם מאומת, או שפניות מהאתר לא תמיד מגיעות, נשמח לבדוק את ההגדרות יחד.

שאלות נפוצות על כתובת מייל עסקית